ショートカットとか関数って難しそう
時短テクニックをきちんと使いこなせるか不安
本記事では初心者でもわかりやすく解説しているので、ご安心ください。
「Excelでの作業にいつも時間がかかっている」、「VBAやショートカットとか難しいことはわからない」といった悩みはありませんか？
Excelにはショートカットキーや関数など、時短できるテクニックが多々あります。しかし、ショートカットキーや関数をすべて覚えるのは大変ですよね。
本記事では現役エンジニアである筆者が、時短に必要なショートカットキーと関数について解説しています。
ぜひ最後まで読んで、時短テクニックを実践してください。
難しいことは必要ない！少しの工夫でExcel作業効率UP！
時短テクニックと聞くと、難しいから関係ないと思う人は多いです。
確かに時短テクニックを本格的に実施すると、VBAなどの難しいテクニックも必要になります。
しかし本記事ではVBAなどの難しいことは排除し、今すぐに実践できる時短テクニックを簡単に紹介しています。
ぜひ、最後まで読んで明日から実践してください。
時短テクニック！覚えたほうがいいショートカットキー！
こちらの項目では時短に使えるショートカットキーを、以下3個の項目にわけて紹介しています。
どのショートカットキーも時短に使えますので、ぜひ使ってください。
ファンクションキーのみのショートカット
こちらの項目では、ファンクションキーのみのショートカットを紹介しています。
ファンクションキーとはキーボード上部にあるF1～F12のキーのことです。
具体的には以下3個のファンクションキーのショートカットを詳しく紹介しています。
こちらの項目で紹介するショートカットキーはファンクションキーのみを使ったショートカットですので、基本的にはファンクションキーを押すだけで使用できます。
しかしPCの設定によっては使えない場合がありますので、その際はFnキーをファンクションキーと一緒に押すと使用できるので、覚えておきましょう。
では、以上のファンクションキーについて詳しく見ていきます。
F2：選択しているセルを編集モードにする。
通常はセルを選択しただけでは編集モードにはなりません。
しかしF2を押すと、セルが編集モードになり、そのセルに入力されている文字列の一番後ろにカーソルが合います。
編集モードになっていないと、セルの内容が上書きされてしまうので、セルに入力する際は編集モードで作業するようにしましょう。
F4：数式内の参照を相対参照・絶対参照・複合参照に切り替える。
たとえば、画像のような数式があるとします。
この場合、何もしていないと列も行も固定しない、相対参照になります。
F4を1回押すと列と行を両方固定する、絶対参照になります。
F4を2回押すと行だけを固定する、複合参照になります。
F4を3回押すと列だけを固定する、複合参照になります。
数式を使用する際は参照が非常に重要になりますので、数式を使用する際はF4キーを使用して、参照するようにしましょう。
F12：現在編集しているファイルに名前をつけて保存する。
F12を押すと、画像のように名前をつけて保存のダイアログボックスが表示されます。
ショートカットキーを使わない方法で名前をつけて保存する際、ホームタブを押してから、名前をつけて保存を押さないと保存できません。
手間がかかってしまうので、名前をつけて保存する際はショートカットキーを使用するようにしましょう。
Ctrlキーを組み合わせて使うショートカット
こちらの項目では、Ctrlキーを組み合わせて使うショートカットを紹介しています。
具体的には以下9個のショートカットを紹介しているのです。
- Ctrl＋S：現在編集しているファイルを上書き保存する。
- Ctrl＋Z：現在の作業内容を1個前の状態に戻す。
- Ctrl＋C：選択したセルの内容をコピーする。
- Ctrl＋V：コピーした内容を任意のセルに貼り付ける。
- Ctrl＋X：選択したセルの内容を切り取る。
- Ctrl＋P：現在作業しているファイルの印刷プレビュー画面を表示する。
- Ctrl＋カーソルキー：連続データの終わりに移動する。
- Ctrl＋Shift＋カーソルキー：連続データの終わりまで選択する。
Ctrlキーを組み合わせて使うショートカットは他にも存在しますが、今回は以上の項目に絞って紹介しています。
では、詳しく見ていきます。
Ctrl＋S：現在編集しているファイルを上書き保存する。
CtrlキーとSを同時に押すと、上の画像のように現在編集しているファイルを上書きするためのメニューが表示されます。
名前と保存場所を選択して、保存ボタンを押すことで保存できるのです。
予期せぬ理由で急に編集しているファイルが消えてしまうこともあるので、こちらのショートカットキーを利用して、小まめに保存してください。
Ctrl＋Z：現在の作業内容を1個前の状態に戻す。
CtrlキーとZを同時に押すと、現在の作業内容を1個前の状態に戻せます。
またCtrlキーとZを2回押すと、現在の作業内容を2個前の状態に戻せるのです。
操作を間違えてしまったときに便利なので、積極的に使ってください。
Ctrl＋C：選択したセルの内容をコピーする。
CtrlキーとCを同時に押すと、選択したセルの内容をコピーできます。
画像のように点線でセルが囲まれたら、セルの内容をコピーできているということです。
Ctrl＋V：コピーした内容を選択したセルに貼り付ける。
CtrlキーとVを同時に押すと、コピーや切り取りされているセルの内容を選択したセルに張り付けられます。
ただし、何もコピーや切り取りしていない状態だと貼り付けできないので、張り付ける際は事前にコピーや切り取りをしてください。
Ctrl＋X：選択したセルの内容を切り取る。
CtrlキーとXを同時に押すと、選択したセルの内容を切り取れます。
コピーしたときと同じように選択したセルが点線で囲まれたら、セルの内容が切り取られているということです。
- Ctrl＋Alt＋V：コピーした内容を形式を選択して貼り付ける。
CtrlキーとAltキーとVを同時に押すと、選択したセルにコピーした内容の形式を選択して張り付けられます。
上記のキーを押すと、画像のようなダイアログボックスが表示されますので、選択して張り付けてください。
Ctrl＋P：現在作業しているファイルの印刷プレビュー画面を表示する。
CtrlキーとPを同時に押すと、上の画像のような印刷プレビュー画面が表示されます。
印刷する際は各設定して、印刷してください。
Ctrl＋カーソルキー：連続データの終わりに移動する。
カーソルキーとは、上画像のような方向を示すキーのことです。
Ctrlキーとカーソルキーを同時に押すと、連続データの終わりに移動できます。
カーソルキーの方向で下を押すと連続データの一番下まで移動でき、右を押すと連続データの一番右まで移動できるショートカットです。
Ctrl＋Shift＋カーソルキー：連続データの終わりまで選択する。
CtrlキーとShiftキーとカーソルキーを同時に押すと、連続データの終わりまで選択できます。
画像ではカーソルキーの下方向のキーを押しているので、連続データの一番下まで選択されています。
Altキーを組み合わせて使うショートカット
こちらの項目では、Altキーを組み合わせて使うショートカットを紹介しています。
具体的には以下の5個のショートカットを紹介しているのです。
- Alt→H→M→M：選択したセルを結合する。
- Alt→H→M→C：選択したセルを結合して中央揃えにする。
- Alt→H→M→A：選択したセルを横方向に結合する。
- Alt→H→M→U：選択したセルの結合を解除する。
- Alt＋Enter：セルの編集時にセル内で改行する。
Altキーを組み合わせて使うショートカットは同時押しではなく、順番に押していく場合が多いので、注意してください。
では、以上の項目について詳しく見ていきます。
Alt→H→M→M：選択したセルを結合する。
Altキー、H、M、Mの順番で押すと選択したセルを結合できます。
ただし画像のように結合したいセルをすべて選択していないと、結合できないので注意してください。
Alt→H→M→C：選択したセルを結合して中央揃えにする。
Altキー、H、M、Cの順番で押すと選択したセルを結合して中央揃えできます。
ただしこちらも前述のショートカットのように、結合したいセルをすべて選択していないと、結合できないので注意してください。
Alt→H→M→A：選択したセルを横方向に結合する。
Altキー、H、M、Aの順番で押すと選択したセルを横方向に結合できます。
結合後のセル内は左端揃えになりますので、中央揃えでセルを結合したい場合は前述のショートカットを使用してください。
ただしこちらも前述のショートカットのように、結合したいセルを全て選択していないと、結合できないので注意してください。
Alt→H→M→U：選択したセルの結合を解除する。
Altキー、H、M、Uの順番で押すと選択したセルの結合を解除できます。
セルの結合を解除したいときは多々発生しますので、こちらのショートカットは覚えて使いこなしましょう。
Alt＋Enter：セルの編集時にセル内で改行する。
AltキーとEnterを同時に押すと選択したセル内で改行できます。
ただし編集中のセルでないと改行できないので、こちらのショートカットを使用する際は、セルが編集モードになっていることを確かめてから使用してください。
簡単なExcel関数｜時短効果が見込める関数
こちらの項目では時短効果が見込める関数の使い方を以下4個の項目にわけて紹介しています。
- 基本計算に使える関数（SUM / AVERAGE / COUNTA）
- 条件を満たすデータを操作する関数(COUNTIFS / SUMIFS)
- 表のなかを検索して取り出す関数（VLOOKUP）
- 条件指定して操作する関数（IF / IFS）
どの関数もデータを操作する上で非常に便利なので、本記事の内容を理解して使いこなせるようにしましょう。
基本計算に使える関数（SUM / AVERAGE / COUNTA）
こちらの項目では基本計算に使える以下3個の関数を紹介しています。
こちらの関数は基本の計算する際に高い頻度で使用しますので、使いこなせるようにしましょう。
では、以上の項目について詳しく見ていきます。
SUM：選択範囲内の数字を合計する。
SUM関数は選択範囲内の数字を合計できます。
選択範囲はSUM（選択範囲）で設定でき、画像のようにB2からB4までを合計したい場合はSUM（B2：B4）と記述してください。
またSUM（B2, B3, B4）と記述することでSUM（B2：B4）と同じようにB2からB4まで合計できます。
AVERAGE：選択範囲内の数字の平均をとる。
AVERAGE関数は選択範囲内の数字の平均をとれます。
選択範囲はAVERAGE（選択範囲）で設定でき、画像のようにB2からB4までの平均をとりたい場合は、AVERAGE（B2：B4）と記述してください。
またはAVERAGE（B2, B3, B4）と記述することでAVERAGE（B2：B4）と同じようにB2からB4までの平均をとれます。
COUNTA：選択範囲内のデータ個数を数える。
COUNTA関数は選択範囲内のデータ個数を数えられます。
選択範囲はCOUNTA（選択範囲）で設定でき、画像のようにB2からB4までのデータの個数を数えたい場合は、COUNTA（B2：B4）と記述してください。
画像の場合のデータ数は3個なので、3と表示されます。
またCOUNTA（B2, B3, B4）と記述することでCOUNTA（B2：B4）と同じようにB2からB4までのデータ個数を数えられます。
条件を満たすデータを操作する関数（COUNTIFS / SUMIFS）
こちらの項目では条件を満たすデータを操作する以下2個の関数を紹介しています。
こちらの関数は使い方が前述の関数と比較すると複雑ですが、データ操作する際に非常に便利です。
では、以上の項目について詳しく見ていきます。
COUNTIFS：選択範囲内で条件に一致するデータを数える。
COUNTIFS関数は選択範囲内で条件に一致するデータの個数を数えられます。
選択範囲と検索条件はCOUNTIFS（選択範囲1, 検索条件1, 選択範囲2, 検索条件2・・・）で設定できるのです。
画像の場合、B2からB4の範囲で10のデータを持っているセルを数えていることになり、B2からB4の範囲で10のデータを持っているセルは1個だけなので1が表示されます。
またCOUNTIFS関数は複数の選択範囲と検索条件を設定できるので、複雑な検索する際に便利です。
SUMIFS：選択範囲内で条件に一致するデータを合計する。
SUMIFS関数は合計対象範囲内で条件範囲から条件に一致するデータのみを合計できます。
合計対象範囲、条件範囲、条件はSUMIFS（合計対象範囲, 条件範囲1, 条件1, 条件範囲2, 条件2・・・）で設定できるのです。
画像の場合、C2からC4の範囲で〇になっている位置のB2からB4までの数値を合計することになり、C2とC3が〇なのでB2とB3の数値を合計します。
そのため表示される数値は30です。
またSUMIFS関数は複数の条件範囲と条件を設定できるので、複雑な条件設定で計算する際に便利です。
表のなかを検索して取り出す関数（VLOOKUP）
こちらの項目では表の中を検索して取り出すVLOOKUP関数を紹介しています。
VLOOKUP関数の使い方は複雑ですが、データ検索の際に便利なので、使いこなせるようにしましょう。
では、VLOOKUP関数について詳しく見ていきます。
VLOOKUP：選択範囲内から検索した条件に一致した行の、選択列からデータを取り出す。
VLOOKUP関数は選択範囲内から検索した条件に一致した行の選択列からデータを取り出せます。
検索値、検索範囲、列番号、検索方法はVLOOKUP（検索値, 検索範囲, 列番号, 検索方法）で設定できるのです。
検索方法には検索したいデータが、検索範囲内から見つからない場合にどうするかを設定できます。
検索方法にはTRUEとFALSEを選択できるのです。
検索したいデータが見つからなかったとき、TRUEを選択すると#N/Aが表示され、FALSEを選択するとそのデータを超えない最大値が表示されます。
たとえば画像の場合A2の値をA2からC4までの範囲で検索し、該当する行の3列目を取り出すので、C2の値である〇が表示されるのです。
実際に使用しないと理解しにくいので、繰り返し使用して使いこなせるようにしましょう。
条件指定して操作する関数（IF / IFS）
こちらの項目では条件を指定して操作する、以下2個の関数を紹介しています。
こちらの関数は条件分岐を設定する場合に非常に便利なので、IF関数とIFS関数の違いを理解して必要に応じて使いわけられるようにしましょう。
では、以上の項目について詳しく見ていきます。
IF：条件式に一致した場合は真の場合に設定された値を表示し、一致しなかった場合は偽の場合に設定された値を表示する。
IF関数は条件式に一致した場合は真の場合に設定された値を表示し、一致しなかった場合は偽の場合に設定された値を表示します。
条件式、真の場合に表示する値、偽の場合に表示する値はIF（条件式, 真の場合に表示する値, 偽の場合に表示する値）で設定できるのです。
画像の場合B2の値が500であれば〇を表示し、B2の値が500以外の値であれば×を表示しますので、〇が表示されます。
単純な条件分岐の場合はIF関数を使用しましょう。
IFS：複数の条件式を順に条件一致するか判定し、結果に応じた値を表示する。
IFS関数は複数の条件式を設定でき、一致した条件式で真の場合に表示する値を表示します。
条件式、真の場合に表示する値はIFS（条件式1, 真の場合に表示する値1, 条件式2, 真の場合に表示する値2・・・）で設定できるのです。
画像の場合B2の値が300であればAを表示し、B2の値が500であればBを表示しますので、Bが表示されます。
複数の条件分岐がある場合はIFS関数を使用しましょう。
豆知識！Googleスプレッドシートで使えるショートカットキー！
GoogleスプレッドシートもExcelとシステムが似ていますが、ショートカットの組み合わせは一部違います。
こちらの項目では以下2個の項目にわけて、紹介しています。
また情報の重複を避けるため、Excelとショートカットキーの組み合わせが同一のものは省略しました。
どのショートカットキーも使いこなすと作業効率が上がる可能性が高いので、使いこなせるようにしましょう。
Ctrlキーを組み合わせて使うショートカット
こちらの項目では、Ctrlキーを組み合わせて使うショートカットを紹介しています。
具体的には以下7個のショートカットを紹介しているのです。
- Ctrl＋Home：編集しているシートの先頭セルに移動する。
- Ctrl＋End：編集しているシートの末尾セルに移動する。
- Ctrl＋Space：選択しているセルの列全体を選択する。
- Ctrl＋Alt＋9：選択しているセルの行を非表示にする。
- Ctrl＋Shift＋9：選択しているセルの行を再表示する。
- Ctrl＋Alt＋0：選択しているセルの列を非表示にする。
- Ctrl＋/キーボードショートカットメニューを表示する。
では、以上の項目について詳しく見ていきます。
Ctrl＋Home：編集しているシートの先頭セルに移動する。
CtrlキーとHomeを同時に押すと、編集しているシートの先頭セルに移動します。
画像のようにB2のセルを選択している際にCtrlキーとHomeを同時に押すと、編集しているシートの先頭セルであるA1に移動するのです。
Ctrl＋End：編集しているシートの末尾セルに移動する。
CtrlキーとEndを同時に押すと、編集しているシートの末尾セルに移動します。
画像のようにB2のセルを指定している際にCtrlキーとEndを同時に押すと、編集しているシートの末尾セルであるZ1000に移動するのです。
Ctrl＋Space：選択しているセルの列全体を選択する。
CtrlキーとSpaceを同時に押すと、選択しているセルの列全体を選択します。
選択しているセルの列にデータが入っていなければ、選択している列の最初のセルから終わりのセルまでを選択するのです。
しかし画像のように選択している列のセルにデータが入っている場合は、選択しているセルの列のデータが入っている最後のセルまでを選択します。
画像の場合は、B2を選択しているときにショートカットキーを押したので、B2からB4までが選択されています。
Ctrl＋Alt＋9：選択しているセルの行を非表示にする。
CtrlキーとAltキーと9を同時に押すと、選択しているセルの行を非表示にします。
画像のようにB2を選択している際にショートカットキーを押すと、2行目が非表示になります。
Ctrl＋Shift＋9：選択しているセルの行を再表示する。
CtrlキーとShiftキーと9を同時に押すことで、非表示になっているセルを再表示します。
ただし画像のように再表示したいセルの場所を選択しないと再表示できませんので、注意してください。
Ctrl＋Alt＋0：選択しているセルの列を非表示にする。
CtrlキーとAltキーと0を同時に押すことで、選択しているセルの列を非表示にします。
画像のようにB2を選択している際にショートカットキーを押すと、B列が非表示になります。
また非表示の列を再表示したい場合は再表示したい列の、右側列の右矢印ボタンを押してください。
たとえばB列を再表示させたい場合は画像の赤枠で囲ったボタンを押すと、B列を再表示できます。
Ctrl＋/：キーボードショートカットメニューを表示する。
Ctrlキーと / を同時に押すことで、画像のようなキーボードショートカットメニューを表示します。
本記事で紹介しているショートカットは一部なので、他にも便利なショートカットが多々あります。
さらに便利なショートカットを知りたい人は、キーボードショートカットを参照してください。
その他のキーを使うショートカット
こちらの項目では、その他のキーを使うショートカットを紹介しています。
具体的には以下2個のショートカットを紹介しているのです。
では、以上の項目について詳しく見ていきます。
Home：選択したセルの行の先頭に移動する。
Homeを押すと、選択したセルの行の先頭に移動します。
画像の場合、B3を選択してHomeを押しているので、A3に移動しています。
End：選択したセルの行の末尾に移動する。
Endを押すと、選択したセルの行の末尾に移動します。
画像の場合、B2を選択してEndを押しているので、Z3に移動しています。
まとめ｜少しの工夫で作業効率を飛躍的に上げましょう！
ここまで現役エンジニアである筆者が、Excel作業が飛躍的に速くなる時短テクニックを紹介しました。
Excel作業が速くなるテクニックはショートカットキーと関数を使用する方法があり、ショートカットキーは以下3個の項目にわけて紹介しました。
関数は以下4個の項目にわけて紹介しました。
- 基本計算に使える関数（SUM / AVERAGE / COUNTA）
- 条件を満たすデータを操作する関数(COUNTIFS / SUMIFS)
- 表のなかを検索して取り出す関数（VLOOKUP）
- 条件指定して操作する関数（IF / IFS）
Googleスプレッドシートで使えるショートカットキーは以下2個の項目にわけて紹介しました。
本記事で紹介した時短テクニックはすべて作業の時短効果があります。
一度で覚えることは大変ですので、本記事を繰り返し読んで実践し、使いこなせるようにしてくださいね。